Klaag op tijd, ook over een onjuiste factuur

Onlangs werd in mijn praktijk door de kantonrechter een vonnis gewezen, dat niet wereldschokkend was, maar dat toch wel de moeite waard is om aandacht aan te besteden in dit weblog.

Het ging om het volgende: Partijen doen al jaren zaken met elkaar. X, een eenmanszaak actief in onder de meer de bouw, huurt geregeld machines en apparaten bij Y om zijn werkzaamheden te kunnen uitvoeren. De facturen blijven onbetaald deels vanwege drukte en deels vanwege een aantal vragen over de juistheid van bepaalde facturen. Het factuurbedrag loopt gestaag op, waardoor Y een incasso procedure opstart. X wil de goede verhouding niet verstoren en geeft aan een betalingsregeling te willen treffen om de incasso procedure te voorkomen. De discussie over de juistheid van de facturen stelt hij uit tot het moment dat hij in mei 2013 gedagvaard wordt in verband met de gerechtelijke incasso van de openstaande posten. In de procedure erkent X een deel van de facturen verschuldigd te zijn, maar hij voert verweer tegen de juistheid van een aantal van hen.

De kantonrechter overweegt over het oudste gedeelte van de openstaande facturen, te weten van 30 juni 2011 tot en met 31 januari 2012, dat X deze na ontvangst zonder protest heeft behouden. Omdat X nooit eerder de discussie over de juistheid van de facturen is gestart en omdat partijen een betalingsregeling hebben getroffen, wordt het verweer dat bepaalde facturen in die periode niet verschuldigd zouden zijn verworpen.

Feitelijk komt de overweging van de kantonrechter er op neer dat tijdig moet worden geklaagd wil de klager zijn rechten niet verliezen. Maar wat is tijdig? De kantonrechter had het immers bij bovengenoemde overweging kunnen laten, maar heeft het verweer op facturen van bedrijf Y van nadien, te weten tot medio 2012 wel inhoudelijk behandeld, terwijl dat verweer ook pas geruime tijd later werd gevoerd.

Dat tijdig over een gebrek in de prestatie dient te worden geklaagd volgt uit artikel 6:89 BW: De schuldeiser kan op een gebrek in de prestatie geen beroep meer doen, indien hij niet binnen bekwame tijd nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijze had moeten ontdekken, bij de schuldenaar terzake heeft geprotesteerd.

Wat onder “binnen bekwame tijd” wordt verstaan is niet vastgelegd, maar al naar gelang de omstandigheden kan worden uitgegaan van 1 a 2 maanden.

De Hoge Raad heeft echter geoordeeld in zijn arrest van 11 mei 2001 dat een factuur niet een prestatie in de zin van artikel 6:89 BW. De ontvanger van een factuur moet een redelijke termijn krijgen om de factuur te controleren. En een redelijke termijn behoeft niet per definitie gelijk te worden gesteld aan bijvoorbeeld de betaaltermijn, maar is afhankelijk van de omstandigheden van het geval.

Dat de omstandigheden een belangrijke rol spelen bij de vaststelling van de klachttermijn, blijkt zonder meer ook uit lagere rechtspraak. In een uitspraak van de rechtbank Utrecht bijvoorbeeld van 15 oktobker 2008 is de rechtbank van oordeel dat, door pas 8 maanden na ontvangst van de eerste, en 3 maanden na ontvangst van de laatste van facturen te protesteren, betreffende partij haar rechten te  protesteren heeft verwerkt. Bij dat oordeel heeft de rechtbank niet enkel dat tijdsverloop betrokken, maar tevens het feit dat de inhoud van de klacht dat niet de overeengekomen prijzen zijn gefactureerd van zodanige aard was dat dat reeds direct bij ontvangst van de facturen, zonder nader onderzoek de fout in de facturen had kunnen worden geconstateerd.

De termijn om te protesteren tegen de juistheid van facturen staat – in tegenstelling tot bijvoorbeeld in België waar een principetermijn geldt van acht dagen na ontvangs van een factuur – derhalve niet vast. Dat tijdig geprotesteerd dient te worden is evenwel een gegeven en indien dat wordt nagelaten, wordt de verschuldigdheid van het factuurbedrag snel aangenomen. Snel klagen over de juistheid van een factuur verdient derhalve aanbeveling net als het aanbeveling verdient om geen handelingen te verrichten waaruit een erkenning zou kunnen worden afgeleid, zoals bijvoorbeeld het zonder enig protest aanbieden van een betalingsregeling.

En wilt u als leverancier voorkomen dat er na geruime tijd doch wel binnen bekwame tijd – afhankelijk van de omstandigheden van het geval – toch nog een geslaagd protest kan volgen over de juistheid van een factuur, dan kan het raadzaam zijn om contractueel te bepalen binnen welke termijn tegen een factuur geprotesteerd dient te worden, zoals bijvoorbeeld in algemene voorwaarden. Dan weet een ieder waar hij aan toe is, omdat dan in de overeenkomst of de voorwaarden is vastgelegd welke termijn geldt om te klagen over de onjuistheid van facturen.