Debiteurenbeheer: soepel van factuur naar betaling

U en uw medewerkers hebben keihard gewerkt om een opdracht uit te voeren of een product te leveren. U heeft keurig aan uw verplichtingen voldaan. Toch betaalt de klant niet. Dat is uiteraard slecht voor de business. Het is van belang dat uw facturen op tijd worden voldaan. De cashflow moet op orde zijn. Een effectief debiteurenbeheer is daarom voor iedere organisatie noodzakelijk. U kunt dit zo inrichten dat er sneller en beter wordt betaald. Dit blog helpt u bij het inrichten van uw debiteurenbeheer.

Effectief debiteurenbeheer.

Wanneer is debiteurenbeheer effectief? Simpel, wanneer de meeste facturen binnen de betalingstermijn worden voldaan. Om dat te bewerkstelligen is een aantal punten van belang. Hieronder volgt een opsomming van deze punten. Het zijn veel aandachtspunten, maar het belang van een effectief debiteurenbeleid is groot. U wilt uw geld ontvangen en graag op tijd. 

  • Zorg voor een helder debiteurenbeheer en -beleid.

Er moet een duidelijke structuur zitten in het beheer en beleid. Dit moet kenbaar zijn, voornamelijk voor degenen die het binnen uw organisatie uitvoeren. Het is goed om dit beleid schriftelijk vast te leggen. Dat hoeft niet uitgebreid te zijn, maar geef wel duidelijke instructies.

  • Screening vooraf: met wie gaat u in zee?

U bent eigenlijk al met debiteurenbeheer bezig voordat de overeenkomst met de klant wordt aangegaan. U kunt er voor kiezen om informatie te verkrijgen over de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van een (potentiële) klant. Via het handelsregister bij de Kamer van Koophandel kunt u zelf een aantal gegevens raadplegen. U kunt ook een bureau inschakelen om de nodige gegevens te verkrijgen. 

  • Offerte, overeenkomst en algemene voorwaarden: betalingstermijn en klachttermijn.

De offerte en de overeenkomst met de klant zijn voor een effectief debiteurenbeheer eveneens erg belangrijk. Zorg bijvoorbeeld dat in de overeenkomst en de algemene voorwaarden de betalingstermijnen staan vermeld. Uiteraard komt dezelfde betalingstermijn terug op de facturen. De facturen moeten aan een aantal voorwaarden voldoen.

Zorg er ook voor dat in de algemene voorwaarden een termijn staat vermeld, waarbinnen moet worden geklaagd. Wordt de termijn niet gebruikt, dan zal de klant zich in beginsel niet succesvol kunnen verweren tegen de verschuldigdheid van de factuur. Zie ook de volgende blogs over de gevolgen van het niet tijdig klagen:

http://www.spectrumadvocaten.nl/blog/niet-tevreden-klaag-op-tijd

http://www.spectrumadvocaten.nl/blog/klaag-op-tijd-ook-over-een-onjuiste-factuur 

Kortom, zorg dus dat de overeenkomst en de algemene voorwaarden goed in elkaar zitten.

  • Voorschotbetaling en eigendomsvoorbehoud.

U kunt er voor kiezen om een voorschot in rekening te brengen. Soms wordt er om commerciële redenen voor gekozen om dit niet te doen. Heel begrijpelijk. Maar denk er wel goed over na. U kunt ervoor kiezen om tenminste een voorschot te vragen voor de kosten die u zelf moet voorschieten. Dat is een redelijke voorwaarde. Over een voorschot kunt u iets opnemen in de algemene voorwaarden.

Wanneer u zaken levert, is het meestal aan te raden om een eigendomsvoorbehoud te bedingen. De zaken worden dan pas eigendom van uw klant, wanneer uw factuur volledig is voldaan. Dat geeft u zekerheid. Wederom kan dit worden geregeld in de algemene voorwaarden.

  • Rente en incassokosten.

Incassokosten en rente zijn op grond van de wet verschuldigd. In de algemene voorwaarden kunnen de gevolgen van wanbetaling worden vermeld en kan worden afgeweken van de wettelijke bepalingen. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een hogere rente te hanteren dan de wettelijke rente. Hierna kom ik nog terug op de incassokosten.

  • Algemene voorwaarden.

Al een paar keer zij de algemene voorwaarden aan bod gekomen. De inhoud van algemene voorwaarden en het gebruik zijn erg belangrijk. Het voert te ver om daarop in dit blog in te gaan. Maar lees bijvoorbeeld dit blog over algemene voorwaarden of download onze whitepaper. Alvast een tip voor het opstellen van de algemene voorwaarden: ga niet knippen en plakken; het is juridisch maatwerk! Laat u dus adviseren door een jurist/advocaat.   

  • Het stappenplan: herinnering en aanmaning.

Het is belangrijk dat de betalingstermijnen goed worden bewaakt. Stuur nadat de termijn is verstreken een vriendelijke betalingsherinnering. Vaak wordt ervoor gekozen om niet meteen de rente en de incassokosten aan te zeggen. Zet er wel een betalingstermijn in. Deze termijn dient niet te lang te zijn en korter dan de ‘gewone’ betalingstermijn. De tweede herinnering is al wat dwingender. Er kan wel worden gesproken van een aanmaning. Hierin staat de aanzegging van de rente en de incassokosten.

Let op de juiste aanzegging van de incassokosten!

De aanzegging dat de incassokosten verschuldigd zijn, is bij consumenten verplicht. Hanteert u geen of de onjuiste aanzegging, dan is de consument geen incassokosten verschuldigd. 

Na de tweede brief volgt de laatste aanmaning. Hierin staat dat bij niet tijdige betaling de zaak uit handen wordt gegeven aan de advocaat. Op enig moment is de maat vol. De laatste aanmaning gaat de deur uit en daarin wordt aangegeven dat de advocaat wordt ingeschakeld, tenzij alsnog de factuur met kosten en rente wordt betaald. De advocaat stuurt dan vaak nog een aanmaning al dan niet met als bijlage een conceptdagvaarding of faillissementsrekest.

  • Automatisering. 

Middels automatisering kan veel worden gestandaardiseerd in het debiteurenbeheer, vanaf de facturatie tot en met de aanmaningsbrieven. Met verschillende softwareprogramma’s worden de termijnen bewaakt en de herinneringen en aanmaningen automatisch verzonden. Het is een overweging waard, omdat dit kosten kan besparen. Dat laat onverlet dat u zelf dient na te denken over inrichting van het debiteurenbeleid. Bovendien wijst de praktijk uit dat soms persoonlijk contact noodzakelijk is, om betaling van de factuur te bewerkstelligen.

  • Vergeet niet het persoonlijke contact.

Bel na! Zorg ervoor dat er in ieder geval ook persoonlijk contact is geweest. Vraag naar de persoon die bepaalt of facturen wel of niet worden betaald. Hoewel ik begrijp dat u niet altijd zin of tijd heeft om zelf te bellen, is het soms toch aan te raden dat u, naast de persoon die het debiteurenbeheer binnen uw bedrijf regelt, zelf belt.Wanneer de ondernemer of een leidinggevende belt, brengt dat meer gewicht in de schaal. Bovendien hoor je dan eerder wat de reden is van niet betaling.

Misschien dat een betalingsregeling kan worden getroffen. Leg deze betalingsregeling schriftelijk vast.

En waarom pas bellen, nadat de factuur is verzonden?

Het kan soms helpen om uw klant van tevoren te bellen en de factuur te bespreken of aan te kondigen. Vraag of de klant tevreden is, of er nog vragen of opmerkingen zijn. Het telefonisch contact is dan meer relatiebeheer. Maar nadat dit telefoongesprek is gevoerd, zal de factuur normaliter sneller worden ‘aanvaard’ en betaald.

  • Debiteurenbeheer op maat. Uw debiteur is ook uw klant.

Waar voelt u zich prettig bij; welk debiteurenbeheer past het beste bij uw bedrijf? Vergeet daarbij niet dat uw debiteur tevens uw klant is.

Wenst u dat het beleid mede afhankelijk wordt gemaakt van de (soort) klant of de hoogte van de factuur. Wenst u meer telefonisch contact en/of wenst u een aanmaning minder te versturen. Wat is de toon van een aanmaning? Commerciële overwegingen spelen ook vaak – en terecht - een rol bij de invulling van het beleid.

Er zijn vele soorten en maten. Denk na over welk beleid u wenst te voeren en zet dit dan goed in de steigers. Stel het op schrift. Bijvoorbeeld in de vorm van een handleiding met duidelijke instructies en voorbeeldbrieven. Een advocaat kan u ook helpen bij het opstellen van de voorbeeldbrieven. Dat is een eenmalige kleine investering, maar deze betaalt zich zeker uit. 

  • Kom uw eigen beleid na.

Het is een open deur, maar het opstellen van een beleid is niet voldoende. Hanteer het beleid ook. Een beleid heeft alleen nut, wanneer (erop wordt toegezien dat) dit wordt nageleefd. Handhaaf uw beleid!

Termijnbewaking is daarbij onder meer erg belangrijk. Wanneer niet tijdig aan een verplichting wordt voldaan, zal meteen actie moeten worden ondernomen. Laat het niet liggen. Dit geldt nog meer wanneer een betalingsregeling wordt afgesproken. U komt immers uw klant tegemoet. Wanneer die goede wil wordt misbruikt, is dat veelzeggend.

Ander belangrijk advies. Zorg dat u de schriftelijke en telefonische contactmomenten documenteert.

En als de factuur dan nog niet is betaald?

Uitbesteding van de incassering. De advocaat als laatste redmiddel.

Er kunnen redenen bestaan om het gehele debiteurenbeheer  uit te besteden, dus het hele traject dat hiervoor puntsgewijs is beschreven. Maar vaak zult u dit traject voor uw eigen rekening nemen. 

Of de zaak wordt uitbesteed, is een keuze die wordt gemaakt nadat het interne traject van debiteurenbeheer is doorlopen. Toch is de factuur niet betaald. Dit komt bij een effectief debiteurenbeheer gelukkig maar weinig voor.

Besteedt u de incasso uit en zo ja aan wie? Incassobureau, deurwaarder of advocaat? In een eerder blog heb ik uitgelegd, waarom een advocaat een goede keuze is, wanneer u besluit om de zaak uit handen te geven.

Hoewel er waarschijnlijk meerdere redenen zijn te verzinnen, noem ik er vier. Dus redenen om de zaak uit handen te geven alsmede om daarvoor een advocaat in te schakelen .

1) Een investering teneinde uw facturen betaald te krijgen, is een noodzakelijke investering.

Het belang van liquiditeit is evident. Omzet is niet van belang; het draait om betaalde omzet. Wat komt binnen op uw rekening?

2) Een advocaat is het sluitstuk van uw eigen debiteurenbeleid.

      U kunt inschakeling van een advocaat en dus de kosten vaak zelf voorkomen.

Wanneer u zelf een goed debiteurenbeleid heeft en ook hanteert, is een advocaat niet nodig. De facturen zijn door uw klanten betaald, omdat u zelf op de juiste wijze achter uw debiteuren aan zit. Incassering is bovendien vaak eenvoudiger en dus goedkoper, na een goed doorlopen intern incassotraject.

3) Een advocaat is niet duur(der).

Een advocaat kan incassotarieven hanteren en rekening houden met aard, omvang en belang van de zaak. No cure no pay is weliswaar niet toegestaan, maar het hanteren van incassotarieven wel. Bovendien zullen de kosten zoveel mogelijk worden verhaald op de debiteur. De advocaat is dus niet per se duurder dan een incassobureau of deurwaarder.

4) Een advocaat is effectiever; het laatste én enige redmiddel!

Hoewel mensen minder schrikken van een advocatenbrief dan vroeger, zit niemand op een brief van een advocaat te wachten. Een advocatenbrief schrikt af en zet de debiteur aan tot betaling.

En terecht!

Ten opzichte van anderen die uw incassozaken oppakken, heeft een advocaat een groot voordeel. Deze spreekwoordelijke hond blaft niet alleen, maart bijt ook!

Een advocaat heeft exclusieve bevoegdheden die anderen niet hebben. Zo is, hoe hoog de vordering ook is, de advocaat altijd bevoegd om te procederen. Dus bijvoorbeeld ook voor vorderingen hoger dan € 25.000,00. Hoewel een procedure vaak beter kan worden voorkomen, is deze soms onvermijdelijk. Procederen maakt deel uit van de opleiding en het dagelijkse werk van een advocaat; procedurele en juridische kennis en ervaring is vanzelfsprekend een pre, maar eigenlijk noodzaak.  

Alleen een advocaat kan een faillissementsaanvraag indienen. Soms is het aanvragen van een faillissement noodzakelijk. Al is het alleen om ervoor te zorgen dat u de al betaalde btw op de door u verzonden, niet betaalde facturen terugkrijgt. Bovendien zet een faillissementsaanvraag vaak aan tot betaling.

Alleen een advocaat kan een verzoek indienen bij de rechtbank om beslag te leggen. Beslag is een effectief middel. Daarmee wordt het vermogen van de debiteur als het ware bevroren. Het geeft een zekerheid dat, wanneer de rechter de debiteur veroordeelt tot betaling, het beslagen vermogen er nog is. U kunt zich dan verhalen op bijvoorbeeld de inventaris, bankrekening of het bedrijfspand van uw debiteur. Net als de aanvraag van een faillissement, zorgt beslaglegging in veel gevallen al voor directe betaling. Een procedure wordt daarmee voorkomen.

Kortom, een advocaat is niet duur. Het is de ideale partner om uw debiteuren te bewegen om te betalen. Soms is de advocaat het laatste maar ook enige redmiddel. De advocaat wordt pas ingeschakeld, wanneer uw eigen inspanningen helaas niet tot resultaat hebben geleid. Des te beter uw debiteurenbeleid en handhaving, hoe minder vaak de advocaat zal worden ingeschakeld.

Samenvatting

Wanneer u heeft geleverd of een dienst heeft verricht, dan moet daar vanzelfsprekend voor worden betaald. Uw bedrijf is afhankelijk van de betaling van de facturen.

  • Zorg allereerst voor een duidelijk offerte, overeenkomst en algemene voorwaarden. Neem hierin bepalingen op over betalings- en klachttermijn, incassokosten en rente. Een advocaat kan u helpen bij het opstellen van de juiste overeenkomst, offerte en voorwaarden en advisern over het gebruik. Dit is maatwerk.
  • Denk goed na over de inrichting van uw debiteurenbeheer en -beleid. In dit blog staan handvatten voor het opstellen van dit beleid. Waar dient u aan te denken en welk beleid past het beste bij uw bedrijf?
  • Stel het beleid op schrift. Maak een duidelijke handleiding met korte instructies en voorbeeldbrieven. Vergeet niet de juiste juridische aanzeggingen in de brief op te nemen. Een advocaat kan voorbeeldbrieven voor u opstellen met de juiste aanzeggingen.
  • Vergeet niet het persoonlijke contact met de debiteur.
  • Hanteer het gekozen beleid nauwgezet.
  • Mochten uw eigen inspanningen onverhoopt niet tot resultaat leiden, dan kan een advocaat worden ingeschakeld. Er kunnen specifieke incassoafspraken worden gemaakt. Aard en belang van de zaak zijn daarbij leidend. Een advocaat is een effectief en soms het enige middel om de facturen alsnog betaald te krijgen. Een advocaat kan direct schakelen en is – vaak uitsluitend - bevoegd om rechtsmaatregelen te nemen.